Bestandsaufnahme-Service Landwirtschaftliche Fahrzeuge
Ein in der Herstellung von Land-, Bau- und Forstmaschinen, Dieselmotoren, Antriebssträngen für schwere Geräte sowie Rasenpflegegeräten führendes Unternehmen, benötigte die Hilfe von RGIS. Die Finanzabteilung des für Verkauf und Vermietung von Landmaschinen zuständigen Bereichs, musste kontrollieren, ob die Bestands-Aufzeichnungen für die Händler mit dem tatsächlichen Bestand vor Ort übereinstimmen.
ANFORDERUNG
Die Finanzabteilung des Konzerns verlangte Verifizierungskontrollen, um zu bestätigen, dass die Bestands-Aufzeichnungen für die Händler mit dem tatsächlichen Bestand vor Ort übereinstimmen:
- Die Anzahl der zu prüfenden Maschinen variiert je nach Standort
- An einigen Standorten bis zu 200 Maschinen
- Alle 200 Standorte untersucht
- Monatlich, zweimonatlich oder vierteljährlich
- Abhängig von den jeweiligen Ergebnissen wurden weitere Zählungen durchgeführt
LÖSUNG
RGIS arbeitete mit der Finanzabteilung des Unternehmens zusammen, um die Bestandsprüfungen durchzuführen.
- Abhängig von der Größe des Standorts und der Entfernung zwischen den Standorten entsandte RGIS einen Supervisor für zwei bis fünf Tage, um pro Tag einen bis drei Standorte zu bearbeiten
- Die Verweildauer bei den einzelnen Händlern variierte stark aufgrund der unterschiedlichen Größe des Standorts
- Der Kunde stellte uns eine Liste der Soll-Bestände aller Maschinen bei den einzelnen Händlern zur Verfügung. RGIS besuchte die Händler und verifizierte jede Einheit mittels der VIN (Fahrgestellnummer)
- Maschinen, die nicht physisch gesichtet werden konnten, mussten mit einer stichhaltigen Begründung, wie z.B. “verkauft” oder “auf Demo” erfasst werden
- RGIS führte eine Mehrfachinspektion durch, hierbei wird die Inspektion bei allen Händlern, die sich im Besitz der gleichen Gruppe befinden, am selben Tag durchgeführt. Dies verschafft dem Kunden ein exaktes Bild davon, wo sich seine Vermögenswerte befinden, und verhindert, dass Händler in der Lage sind, Vermögenswerte zwischen den Standorten zu “verschieben”
ERGEBNISSE
Der Finanzbereich des Konzerns profitierte von den folgenden Vorteilen:
- Am Ende jeder Inspektion stellte RGIS dem Kunden eine Liste aller gesichteten Maschinen zur Verfügung, einschließlich einer Aufstellung aller nicht gesichteten Maschinen und der Begründung für deren Fehlen
- Dies ermöglichte es dem Kunden, alle Fehlbestände nachzuverfolgen:
- Nachverfolgung von Maschinen, die als „verkauft”gekennzeichnet waren, für die jedoch kein Zahlungseingang verzeichnet werden konnte
- Leihmaschinen, für die jedoch kein Verleih-Vertrag vorgelegt wurde
- Dies ermöglichte es dem Kunden, mit RGIS monatliche Inspektionen an Standorten durchzuführen, an denen bereits mehrere Probleme aufgetreten waren, oder Maschinen ohne Begründung fehlten